Как быстро и просто провести офисный переезд – 10 полезных советов

Большинство компаний рано или поздно сталкиваются с необходимостью смены офисного помещения. Такой переезд может стать для руководителей неожиданностью и даже обернуться проблемой. Приостановка рабочего процесса, невыполненные в срок заказы, утеря важных коробок и документов — всё это может стать «побочным эффектом» при переезде. Перечисляем 10 полезных советов по самостоятельной организации офисного переезда, которые помогут вам избежать многих проблем.

1. Проведите ревизию и сортировку офисного имущества

То, что не пригодится на новом месте, с собой брать не стоит. Избавьтесь от ненужных предметов и мусора, лишние вещи продайте или сдайте на благотворительность. Как и при любом другом переезде, такой подход поможет значительно сократить количество вещей для транспортировки.

2. Составьте план переезда

Перевезти целый офис за один раз вряд ли получится. Поэтому спланируйте график, согласно которому будет выноситься мебель, техника и другие мелкие предметы. В первую очередь стоит перевозить габаритные вещи и тяжёлые конструкции.

3. Назначьте ответственных лиц на старом и новом месте

Чтобы офисный переезд прошёл максимально комфортно и быстро, задействуйте персонал. Привлекайте сотрудников к упаковке документов и канцелярии, к разбору мебели и оргтехники. Назначьте координаторов, которые будут следить за выполнением поставленных задач.

4. Проводите офисный переезд в выходные дни или праздники

Чтобы не прерывать рабочий процесс и не срывать сроки поставленных задач, не стоит планировать переезд в будни. Лучше начать перевозить мебель и технику в пятницу, чтобы к понедельнику можно было возобновить работу уже на новом месте.

5. Не экономьте на упаковке

При транспортировке важно защитить офисную технику и документы от пыли, грязи, перегрева, влаги. Выбирайте качественные упаковочные материалы, чтобы не повредить при переезде офисное имущество. Пустоты в оргтехнике можно заполнить мягкими материалами, а для гладких поверхностей используйте гофрокартон и воздушно-пузырчатую плёнку.

6. Маркируйте коробки и оргтехнику

Заранее запаситесь коробками разных размеров. В большие сложите ксерокс, принтер, сканер, в маленькие — офисную бумагу, канцелярию, документы. А чтобы не перепутать коробки, подпишите их. Для каждого кабинета проставьте своё обозначение, так вы сократите время при сборке мебели и техники после переезда.

7. Важные документы и архивы перевозите отдельно

Если коробки не промаркированы, то найти нужный предмет будет очень сложно. А некоторые вещи и вовсе могут потеряться при транспортировке. Поэтому важные документы складывайте в отдельную коробку и перевозите их лично, на руках или с ответственным лицом.

8. Создайте «бюро находок» с забытыми вещами

Переезд — это всегда хаос. И в старом, и в новом офисе в процессе переезда можно обнаружить кем-то оставленные вещи. Заведите отдельную коробку для забытых предметов — кому-то будет приятно обнаружить свою любимую потерявшуюся ручку или коврик для компьютерной мышки.

9. Заказывайте надёжный транспорт

Выбирайте вместительный автомобиль, чтобы перевезти всю офисную мебель, оргтехнику и другие предметы. Если офис большой, готовьтесь к тому, что водителям придётся сделать несколько рейсов или сразу наймите 3-4 грузовых машины.

10. Не стесняйтесь обращаться за помощью к профессионалам

Наилучший вариант при подобном событии — заказать офисный переезд под ключ. Выбирая между обычными грузчиками и настоящими профессионалами, лучше отдать предпочтение второму варианту. Чтобы переезд в новый офис не стал испытанием, обращайтесь в Чердак! Компания Чердак возьмёт на себя всю организацию по офисному переезду: специалисты приедут в старый офис, разберут и упакуют мебель и технику, доставят вещи на новый адрес и помогут их расставить по своим местам.

Быстро и безопасно перевезти целый офис можно, если заранее спланировать процесс, с ответственностью подойти к упаковке техники и мебели и поручить решение отдельных вопросов профессионалам.