Автоматизация HR-процессов

Сегодня автоматизация различных процессов успешно используется во многих сферах человеческой деятельности. Она не только помогает облегчить многие задачи для компаний и отдельных специалистов, но и часто повышает их эффективность. К направлению HR автоматизация подбиралась достаточно долго, ведь здесь приходится иметь дело с людьми, а это сопровождается многочисленными трудностями. Но все же прогресс не стоит на месте, и сегодня имеется множество хороших решений и инструментов для данного направления. Статья подготовлена совместно с коллегами из HT Lab, занимающимися разработкой онлайн-тестов для компаний.

Что именно стоит автоматизировать

В первую очередь повторяющиеся рутинные операции. Вложения будут оправданы, если подобных задач и функций предусмотрено много. Как правило, все зависит от масштабов организации.

Крупные компании

Для крупных организаций используются более мощные и универсальные решения. Процессы автоматизации могут затрагивать не только кадровый учет, а также процедуры расчета зарплат, подбор сотрудников, их аттестацию, оценку, обучение и многое другое. Тем, кто немного знаком с вопросом, пожалуй, на ум сразу приходят две аббревиатуры, означающие как раз комплексные ИТ-решения. Различаются представленные ниже системы своей универсальностью:

• HRM-система. Или же HRMS (Human Resources Management System), могут встречаться и прочие названия, например, HCM или HXM. В любом случае это самостоятельная система, используемая только для автоматизации процессов HR. Например, 1C:Зарплата и управление персоналом, Oracle HRMS, SAPSucsexxFactor и так далее.
• EPR-система (Enterprise Resource Planning). Это комплексное решение для автоматизации всего бизнеса, следовательно, нам в данной ситуации интересует HR-модуль. Среди поставщиков подобных продуктов лидирует немецкая компания SAP и российская — 1С.

Важно понимать и быть готовыми к тому, что внедрение в работу организации HRM-системы — это ответственный и сложный процесс. А внедрение EPR будет еще более сложной задачей, ведь система затрагивает всю организацию.

Средний и малый бизнес

Для небольших компаний актуальны более узко направленные инструменты и решения. Несмотря на то, что дело идет к все более широкому охвату процедур, подлежащих автоматизации, для большинства организаций наиболее важными в направлении HR остаются две задачи, речь идет о подборе персонала и его оценке.

Подбор персонала

Наиболее эффективными инструментами сегодня в данном направлении являются специализированные программы (ATS), а также HR-боты.

ATS

ATS (Applicant Tracking System) представляет собой специализированное ПО для автоматизации рекрутинговых задач. Основой такой системы является база соискателей и кандидатов. Кандидат проводится по всем этапам воронки подбора, начиная от загрузки резюме в базу, заканчивая конкретным оффером.

Основные функции ATS:

• работа с базой вакансий;
• работа с базой резюме;
• взаимодействие с кандидатами (календари встреч, шаблоны писем и прочее);
• формирование статистики.

Из востребованных сегодня решений можно выделить топ-3:

• E-staff;
• Хантфлоу;
• FriendWork Recruiter.

HR-боты

Современные боты способны сами отыскивать резюме по необходимой вакансии, выбирать из них наиболее подходящие, провести интервью посредством мессенджеров или даже телефонного звонка, после чего назначить время для собеседования. Кроме того, боты могут даже провести вводное информирование сотрудника и помочь ему с адаптацией. Но все же чаще всего боты сегодня используются для массового подбора линейного персонала, например, продавцы, менеджеры по работе с клиентами, водители и так далее.

Комбинированные решения

Отдельно стоит выделить комбинированные варианты, способные закрыть задачи поиска персонала объективнее и быстрее человека:

• Skillaz. Это интеллектуальная кадровая рекрутинговая система полного цикла, основанная на ИИ, дополненная функциями ATS.
• Potok. Платформа с расширением на базе ИИ sever.ai.

Оценка персонала

Здесь тоже можно выделить сразу несколько удачных типов инструментов.

Тесты

Проверенный стандартизированный инструмент для оценки сотрудников или кандидатов. Процедура отличается своей объективностью, ведь тест ставит всех участников в равные условия, исключая предвзятого отношения к кому-либо. В итоге можно получить оцифрованную честную оценку, что позволит принять решение по кандидату.

Опытному эйчару не нужно объяснять, почему важно использовать именно профессионально подготовленные тесты, и в чем их отличие от банального набора вопросов, подготовленных кем-то из сотрудников фирмы (или взятых из открытого доступа в сети). Для достижения желаемого результата необходимы профессиональные, подготовленные опытными специализированными компаниями.

При подборе тестов стоит обратить внимание на следующее:

• Интеграция. Предусмотрена ли возможность тестирования посредством специального окна корпоративного сайта, СДО или портала. Особенности интеграции результатов тестирования в корпоративные системы.
• Кастомизация. Особенности так называемой подгонки тестов под конкретного заказчика.
• Прокторинг. Автоматизированные процедуры контроля удаленного тестирования.

Среди российских провайдеров тестов можно выделить HT Lab (Лаборатория Гуманитарные Технологии). Компания предлагает множество тестов, которые позволят оптимально укомплектовать штат, а также эффективно управлять персоналом. Имеются решения не только для подбора линейных сотрудников, но и для формирования руководящего состава. Кроме того, для больших компаний, где активно и постоянно ведется работа с кадрами, будет полезна возможность обучения в HT Lab, где представителей компании заказчика обучат формировать тесты, а также предоставят платформу для их разработки и непосредственно проведения тестирования.

360 градусов

Распространенный метод, который заключается в оценке отдельно взятого сотрудника его коллегами, подчиненными и руководителями, при этом метод не является как таковой оценкой. Фактически это вариант сбора обратной связи по кадру для формирования персонального плана развития.

Неплохие решения предлагают SHL, Экопси, Talent Q. При выборе решения стоит уточнить у поставщика следующие моменты:

• вариант экспорта данных в программу;
• способы повышения объективности оценки;
• варианты защиты персональных данных.

Центры оценки

Участники традиционно выполняют различные упражнения, после чего их оценивают наблюдатели эксперты, но только все представлено в формате диджитал, с автоматическим сведением результатов. Имеется хороший вариант от Экопси (Дистанционный центр оценки). Хорошей альтернативой первому варианту имеется у Лаборатории Гуманитарные Технологии (Тест-Ассессмент). По результатам дистанционного тестирования специалисты подготовят независимое заключения относительно профессионального потенциала, а также формируют прогноз эффективности по сотруднику или кандидату.

Комбинированные варианты

Оптимально, конечно, использовать сразу несколько вариантов исследований, что и делают многие компании. Но часто связь результатов и критериев бывает не очевидна, тогда потребуется аналитика, позволяющая более глубоко понимать и настраивать процессы взаимодействия разных инструментов для получения более объективной оценки.

Чего ожидать после внедрения автоматизации

На основе исследования Coleman Services относительно внедрения систем управления персоналом можно сделать несколько выводов:

• Как правило, сроки внедрения оказываются больше, чем рассчитывает заказчик. Большинство компаний потратили примерно 1-2 года на реализацию процесса внедрения.
• Большинство опрошенных полностью (62%) или почти (13%) удовлетворены результатами.
• 60% опрошенных отмечают существенное повышение качества рабочих процессов.

Главным предметом работы с кадрами является человек, что уже автоматически усложняет процесс для эйчаров за счет человеческого фактора. Процесс автоматизации этих задач сложнее, чем многих других, поэтому стоит обратить внимание на следующие рекомендации:

• Подготовка. К автоматизации нужно подготовиться. Если предварительно вручную максимально возможно упорядочить дела, можно получить более эффективный результат.
• Контроль. Переходный процесс важно постоянно контролировать, что позволит своевременно внести корректировки и сделать еще лучше.
• Наблюдение. В данном процессе нет финиша. Это не разовая процедура, а живая система, которая может развиваться бесконечно, повышая свою эффективность.

HR-аналитика

Предположим, что внедрение прошло успешно, и заказчик уже наслаждается первыми результатами вложенных ресурсов. Доступны постоянные обзоры, метрики и бенчмарки от системы, показывающие текущее положение дел в фирме. Но далее заказчик получает дополнительные бонусы, так как собираемые данные можно использовать для построения системы предиктивной аналитики, предсказывающей грядущие изменения. Например, можно предугадать риск увольнения ценного кадра, профессионального выгорания сотрудников и так далее. Внедрение подобных систем является долгим и дорогостоящим процессом, который актуален только для крупных организаций, где работает много людей и проводится множество (сотни или тысячи) однотипных наблюдений, следовательно, уже можно думать о Big Data, теории игр, data mining, машинном обучении.

Автоматизация HR-аналитики

Множество уверенных в себе энтузиастов начинают формировать модели в Excel. Вообще возможно два варианта дальнейшего развития событий:

• Своими силами. Такой метод очень сложный, рассматривать его стоит только организациям с наличием собственного отдела IT-специалистов, кроме того, должно быть организовано тесное сотрудничество между различными департаментами. Хорошим кейсом для примера станет «Бургер Кинг». Здесь программное решение для отчетности HR нашлось в финансовом департаменте, реализация стала возможна благодаря поддержки IT-отдела, визуализацию всего созданного создали специалисты отдела маркетинга и так далее. Однако, самостоятельно организовать столь сложную систему все же крайне сложно. Без наличия профильных специалистом шансы на провал будут гораздо выше шансов на успешный результат.
• Готовые продукты. Чаще всего речь идет о модулях предиктивной аналитики в рамках HRM-системы. Например, Oracle HRMS или SAPuccessFactors.

Когда же приступить

Лучшим ответом на вопрос относительно самого удачного времени заняться автоматизацией будет «Вчера». В сложное время любому бизнесу важно получить любыми способами максимум эффективности. Нужно экономить, направлять время ценных кадров на более важные задачи, а также обеспечить максимальный порядок во всех процессах и сферах деятельности без исключения. Кризис не знаком с понятием жалости, поэтому успех сегодня доступен только тем компаниям, которые постоянно развиваются и применяют новые методы совершенствования. Поэтому если процессы автоматизации все еще не были внедрены, там, где они так необходимы, кажется, пришло время начинать догонять.